Je wagenpark in Excel? Zo stap je over.
Een spreadsheet is een prima begin. Maar hij waarschuwt niet, weet niet wanneer een auto gekeurd is en is lastig met meer mensen tegelijk. Je zet je lijst met kentekens in één keer over; de RDW vult de rest aan.
De lijst die steeds groter wordt.
Het begint met een paar kolommen: kenteken, merk, APK-datum. Dan komt er een tabblad voor onderhoud bij, een kolom voor schade, een kleurtje voor wat bijna verloopt. Na een paar jaar weet alleen de maker nog hoe het werkt, en staat er een tweede versie op iemands bureaublad.
Er is niets mis met Excel. Maar een wagenpark bijhouden is meer dan een lijst: het gaat om op tijd weten wat er moet gebeuren.
Excel naast VoertuigCentraal.
| Spreadsheet | VoertuigCentraal | |
|---|---|---|
| Voertuiggegevens | Zelf overtypen en bijhouden | Uit de RDW bij het toevoegen |
| APK-datum na keuring | Handmatig aanpassen, als iemand eraan denkt | Wordt bij de RDW opgehaald als de APK bijna verloopt |
| Herinneringen | Geen, tenzij je zelf in de lijst kijkt | Pushmelding of mail vooraf |
| Schade melden | Via app, mail of mondeling | QR-code in het voertuig, met foto |
| Wie werkt eraan | Eén bestand, één persoon tegelijk | Iedereen een eigen account, zonder meerprijs |
| Historie | Verspreid over tabbladen en mappen | Alles bij het voertuig |
Van spreadsheet naar overzicht in een middag.
- 01
Voorbeeldbestand
Download het voorbeeldbestand in VoertuigCentraal en plak je kentekens erin, eventueel met alias en categorie.
- 02
Controleren
Je ziet vooraf welke voertuigen worden aangemaakt. Onbekende categorieën worden vanzelf toegevoegd.
- 03
RDW vult aan
Merk, model, brandstof en APK-datum komen uit de RDW. Kentekens die niet bestaan, worden overgeslagen met de reden erbij.
- 04
Collega's erbij
Nodig je collega's uit en plak de QR-codes in de voertuigen. Vanaf dan komt alles op één plek binnen.
Je gegevens blijven van jou.
Wil je ooit terug naar een spreadsheet of naar een ander pakket? Een beheerder downloadt op elk moment alles wat er in staat.
- Een CSV-bestand per onderdeel dat direct opent in Excel
- Foto's van schade en bonnen van onderhoud erbij
- Maandelijks opzegbaar, geen opstartkosten
- Gegevens op servers in Nederland, in een eigen database per klant
Welke kolommen moet mijn bestand hebben?
Alleen het kenteken is verplicht. Daarnaast kun je een alias (bijvoorbeeld "Bus 12"), een categorie en een silhouet meegeven. In VoertuigCentraal download je een voorbeeldbestand waar je je gegevens in kunt plakken. Sla het op als CSV; dat kan vanuit Excel, Numbers en Google Spreadsheets.
Wat gebeurt er met de rest van mijn gegevens?
Merk, model, brandstof, bouwjaar en APK-datum komen uit de RDW, dus die hoef je niet mee te nemen. Onderhoudshistorie en notities uit je oude lijst kun je daarna per voertuig toevoegen waar dat nodig is.
Wat als een kenteken niet klopt?
Vóór er iets wordt aangemaakt, zie je een controlescherm. Kentekens die de RDW niet kent, worden overgeslagen. Na afloop krijg je een lijst van wat is toegevoegd en wat is overgeslagen, met de reden erbij.
Kan ik mijn gegevens later weer naar Excel halen?
Ja. Een beheerder kan op elk moment alle gegevens downloaden: een CSV-bestand per onderdeel, dat direct opent in Excel, plus de foto's en bonnen. Je zit nergens aan vast.
In welk pakket zit de import?
De CSV-import zit in Unlimited. In de gratis proefomgeving van 30 dagen kun je hem volledig gebruiken. Met Starter voeg je voertuigen een voor een toe op kenteken, tot 15 voertuigen.
Probeer het met je eigen lijst.
Vraag een proefomgeving aan en zet je eigen kentekens erin. 30 dagen gratis, met alle functies en onbeperkt voertuigen. Geen betaalgegevens nodig.